経理や給与計算の手作業に時間がかかり、「もっと効率化したい」「ミスを減らしたい」と感じていませんか？多くの中小企業が同じような課題を抱えていますが、クラウド会計ソフトや給与ソフトを導入することで、日々の業務が大きく変わる可能性があります。
本記事では、クラウド型会計・給与ソフトの基本やメリット、選び方のポイント、導入時にありがちなつまずきについて、経理担当者や経営者が具体的にイメージできるよう徹底解説します。どんなソフトが自社に合うのか悩んでいる方は、この先をぜひご覧ください。
こんな方にオススメ
- 会計や給与計算の効率化を検討している中小企業の経営者や担当者
- これからクラウド型ソフトの導入を考えているが、選び方や注意点を知りたい方
この記事を読むと···
- 自社に最適なクラウド会計・給与ソフトの選び方と比較ポイントが分かる
- 導入時につまずかないための注意点や、失敗しない準備方法が理解できる
目次
クラウド会計ソフト・給与ソフトとは何か
クラウド会計ソフトや給与ソフトは、従来のインストール型とは異なり、インターネットを通じて利用できることが大きな特徴です。会計処理や給与計算の手間を減らし、業務の効率化やデータ管理のしやすさを実現するサービスとして注目されています。
ここでは、その基本的な仕組みや、業務効率化にどうつながるのか、そして管理面でのメリットについて、主な特徴を整理してみましょう。
- インターネット経由で使える会計や給与の仕組み
- 手作業を減らし業務を効率化するサービス
- データの保存や管理がかんたんになる特徴
インターネット経由で使える会計や給与の仕組み
クラウド型の会計ソフトや給与ソフトは、パソコンやタブレットからインターネット経由でアクセスできるのが特徴です。専用のソフトをPCにインストールする必要がなく、ブラウザやアプリを使ってどこからでも業務が行えます。
データはサービス提供会社のサーバー上に保存されるため、パソコンの故障や買い替え時にも影響を受けにくく、複数人で同時に作業できる点も魅力です。こうした仕組みにより、従来は事務所のPCでしかできなかった経理や給与計算が、外出先や自宅でも可能になります。
業務の柔軟性が高まり、急な対応やリモートワークにも適しています。
手作業を減らし業務を効率化するサービス
クラウド会計ソフトや給与ソフトの大きな強みは、手作業を減らして業務を効率化できることです。たとえば銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データを自動で取り込んだり、仕訳の自動化が実現できます。
また、給与計算では従業員情報や勤怠データを一元管理し、複雑な計算や法定控除も自動で反映。これにより、人的ミスのリスクを抑えつつ、日々の経理・給与業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
手入力や集計作業の負担が軽くなり、より本質的な業務に集中できるようになるのがポイントです。
データの保存や管理がかんたんになる特徴
クラウド型サービスでは、会計データや給与情報が自動的にサーバーへ保存されます。これにより、手動でのバックアップやデータ移動の手間を気にする必要がありません。
データは暗号化されて管理されるため、紛失や盗難のリスクも軽減されます。また、権限を設定すれば必要な人だけがアクセスできるようになり、セキュリティ面でも安心感があります。
年度ごとのデータ参照や検索も容易になり、書類の保管スペースや管理負担も削減可能です。結果として、煩雑だった紙やファイルでの管理から解放され、データの扱いが格段にシンプルになります。
中小企業がクラウド型を選ぶべき理由
中小企業が会計ソフトや給与ソフトを選ぶ際、クラウド型サービスが支持される理由はいくつもあります。ここでは、コスト面の優位性や柔軟な働き方への対応、法改正へのスムーズな追従、そして専門的なIT知識がなくても導入・運用しやすい点に注目します。
これらのメリットを押さえることで、従来型のパッケージソフトでは得られない効率や安心感を実感できるでしょう。具体的なポイントを順に確認していきます。
- 初期費用や運用コストをおさえやすい
- 社外やテレワークでもすぐに使える
- 法改正やアップデートに自動で対応できる
- IT担当がいなくても運用しやすい
これらの特性をひとつずつ詳しく解説します。
初期費用や運用コストをおさえやすい
クラウド型サービスは、パッケージ型と比べて導入時の経費が抑えやすい特徴があります。インストール用の専用機器や高額な買い切りライセンスが不要なため、月額や年額の利用料だけで始められるケースがほとんどです。
また、ハードウェアのメンテナンスやアップグレードにかかる追加費用も発生しにくい仕組みです。こうした料金体系は、予算規模が限られる中小企業にとって導入のハードルを下げる要因となります。
結果として、業務改善にかかるコストを最小限に抑えつつ、最新の機能やサービスを手軽に利用できる環境が整います。
社外やテレワークでもすぐに使える
クラウド型の最大の利点のひとつが、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできる点です。これにより、オフィス以外の場所でも会計や給与の処理が可能となり、急な外出時や自宅作業にも柔軟に対応できます。
テレワークの導入が進むなか、従業員が分散して働く場合でも、リアルタイムで同じ情報にアクセスできるので、業務の遅延や連携のミスを防止できます。
結果として、働き方の多様化に合わせて業務効率を損なわずに運用できることが、中小企業に大きなメリットをもたらします。
法改正やアップデートに自動で対応できる
会計や給与の分野では、税制や社会保険などの法改正が頻繁に発生します。クラウド型サービスの場合、法改正への対応や機能追加が自動的に実施されるため、ユーザー側で特別な作業を行う必要がありません。
パッケージ型のように、毎回新しいバージョンを購入したり、手動でアップデート作業をしたりする手間が省けます。
この仕組みにより、常に最新の法令や制度に則った運用が可能となり、安心して業務に集中できる環境が整います。
IT担当がいなくても運用しやすい
専門的なIT知識がなくても扱いやすいのがクラウド型の魅力です。サーバー管理やプログラムのインストール、セキュリティ対策などの複雑な作業はサービス提供側が担ってくれるため、社内にIT専任担当者がいない場合でも安心して利用できます。
また、操作画面も直感的でわかりやすいものが多く、初めて使うスタッフでも短期間で業務に慣れることができます。
人手が限られる中小企業にとって、余分な負担をかけずに業務を効率化できる点は大きな価値です。
最適なクラウド会計・給与ソフトの選び方
クラウド会計ソフトや給与ソフトを導入する際、「どれが自社に合うのか分からない」「機能やサポートの違いで迷っている」という悩みは多いものです。実際の運用で後悔しないためには、選定時に押さえておくべきポイントを整理し、自社の状況に合わせて比較検討することが大切です。
ここでは、選び方を具体的な観点で分解し、どのようにチェックすればよいかを解説します。まずは検討すべき重要な視点をリストアップしましょう。
- 自社の業務フローに合うかを確認する
- サポート体制や使いやすさを比べる
- 必要な機能がそろっているか見極める
この3つの観点から、選定時に失敗しないための具体的なチェックポイントを順に説明します。
自社の業務フローに合うかを確認する
クラウド会計・給与ソフトを選ぶ際は、まず自社の業務フローに本当にマッチしているかを見極めることが欠かせません。たとえば、既存の請求や支払処理、経費精算のプロセスがどのようになっているかを整理し、ソフト側でスムーズに対応できるかを確かめます。
現場で使う担当者が多い場合は、操作画面の流れや承認プロセスが実務に合っているかも重要な判断材料となります。業種や規模によって必要な流れは異なるため、事前に自社のやり方をリストアップしておき、それと照らし合わせて選ぶと効率的です。
サポート体制や使いやすさを比べる
多くのサービスが存在する中で、サポート体制や使いやすさの違いは意外と見落とされがちです。導入時やトラブル発生時に、ソフト提供会社の専門スタッフが電話やチャットですぐ対応してくれるか、マニュアルやFAQが分かりやすいかどうかは重要な確認点です。
加えて、Freeeなどの主要なクラウド会計ソフトには、導入から運用までを伴走支援してくれる「認定アドバイザー」という専門家が存在します。彼らは、自社の業務フローに合わせた設定や、日々の疑問解決、より効率的な活用方法について、個別の相談に乗ってくれます。初期設定の不安や継続的な運用サポートが必要な場合は、認定アドバイザーの活用を強くお勧めします。
また、操作画面の分かりやすさや、初めて使う人でも迷わず入力できる設計になっているかも比較ポイントです。実際に無料体験やデモ画面を触ってみて、直感的に使えるかを確かめておくと安心できます。
必要な機能がそろっているか見極める
クラウド会計・給与ソフトは、サービスごとに搭載されている機能が異なります。たとえば、仕訳の自動入力、銀行口座やクレジットカードとの連携、給与明細の自動作成など、自社で必須とする機能が標準搭載されているかを細かくチェックします。
また、将来的な事業拡大を見据えた場合、追加できるオプションや上位プランの有無も選定の目安となります。導入後に「この機能がなくて困った」とならないよう、必要な機能を事前にリスト化しておくのがおすすめです。
導入時に注意すべきポイント
クラウド会計ソフトや給与ソフトの導入は、業務効率化だけでなく管理コストの削減にもつながります。しかし、新しいシステムをスムーズに定着させるには、いくつか事前に押さえておくべき要素があります。
具体的には、過去データの取り扱いやシステム間の情報移行、日々の運用ルールの整備、万が一のトラブルに備えたセキュリティ対策などが挙げられます。導入前にこれらの点を計画的に考えておくことで、後々のミスや混乱を防ぎやすくなります。
まずは主な注意点を整理しましょう。
- データ移行の手間やリスクを考える
- 社内での運用ルールを決めておく
- セキュリティ対策やバックアップの確認
それぞれのポイントについて、具体的に見ていきます。
データ移行の手間やリスクを考える
新しいクラウド会計ソフトや給与ソフトを導入する際、既存のシステムや手元のデータをどう移行するかは、最初に直面する大きな課題です。過去の取引記録や従業員データがきちんと移せていないと、業務開始後に入力ミスや情報の食い違いが発生しやすくなります。
また、移行作業には一時的に多くの時間と労力が必要となるケースが多いです。さらに、移行中のデータ漏洩や紛失のリスクもゼロではありません。事前にどのようなデータを、どの範囲まで移すのかを明確にし、必要に応じて専門家のサポートを活用することが重要です。
これらを意識することで、スムーズな切り替えとトラブルの未然防止に近づけます。
社内での運用ルールを決めておく
導入後にソフトを最大限活用するためには、社内での運用ルールを明確に定めておくことが不可欠です。たとえば、誰がどの権限で入力・承認作業を行うのか、ミスが発生した場合の対応フロー、定期的なデータチェックのタイミングなど、具体的なガイドラインを事前に設定しておく必要があります。
これにより、属人化や作業漏れを防ぎやすくなり、組織全体で統一した運用が実現しやすくなります。また、ルールを文書化し、全従業員に周知することで、トラブル発生時にも迅速な対応につながります。
新しい仕組みに慣れるまでの移行期間も意識し、丁寧な社内説明やサポート体制の準備もポイントです。
セキュリティ対策やバックアップの確認
クラウド型のソフトを導入する際には、セキュリティ対策とデータのバックアップ体制が万全かどうかを必ず確認しましょう。特に会計や給与データは社内の重要な情報を多く含むため、不正アクセスや情報漏洩が発生すると大きな損害につながります。
導入前に、ソフト提供会社がどのような暗号化やアクセス制御を行っているのか、万が一の障害時に備えたバックアップやデータ復旧の仕組みが整備されているかを詳細にチェックすることが大切です。
また、社内のパスワード管理や定期的なアクセス履歴の確認といった基本的な運用体制も見直しておきましょう。安心して長く使い続けるには、日常的なセキュリティ意識の徹底も欠かせません。
まずは自社に合うソフトを比較検討してみよう
会計ソフトや給与ソフトの導入を検討する際、「どれが自社にとって本当に使いやすいのか」「業務の流れや日々の作業に合っているか」といった疑問を多くの方が感じます。特にクラウド会計ソフトは、日本では主要な2社が提供している状況のため、その中から自社に最適なものを見極めることが重要です。 利用する現場の人数やパソコンに詳しい担当者の有無、求める機能によって最適なソフトは異なります。
焦って決めてしまうと、思ったより使いづらかったり、導入後のサポートが得られず困ることも。そこで成功の鍵となるのが、自社の状況に寄り添い、伴走してくれる評判の良い認定アドバイザーの選択です。彼らの専門的な支援を得ることで、導入から運用までをスムーズに進められます。だからこそ、まずは限られた主要サービスを比較し、実際の画面や機能を体験しながら、自社にぴったりのものをじっくり選ぶことが重要です。
導入で迷った場合は、無料トライアルや資料請求を活用して、納得できるまで検討してみましょう。