会計事務所の現場では、「人手不足で業務が回らない」「法改正や制度対応で負担が増えた」など、日々の業務がますます複雑化・多忙化しています。特に中小規模の事務所では、限られたスタッフで顧客対応や帳票処理をこなすことに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

こうした課題に直面する今、デジタル化による業務効率化は避けて通れないテーマです。本記事では、会計事務所が直面する背景やデジタル導入の効果、具体的な進め方からよくある失敗を防ぐための注意点や実際の成功事例まで、実践的な内容をまとめました。自社の業務改善に一歩踏み出したい方は、ぜひ参考にしてください。

こんな方にオススメ

• 会計事務所の業務効率化を進めたいが、何から始めればいいか分からない
• デジタル化の失敗例や成功例を知り、安心して取り組みたい

この記事を読むと···

• 中小会計事務所に最適なデジタル化の進め方と注意点が分かる
• 明日から実践できる業務効率化のヒントや具体的な事例が手に入る

会計事務所の業務効率化が求められる背景

会計事務所の現場では、多様な業務負担が一層増しています。近年は人材の確保が難しくなり、顧客からの要望もスピード感を求められるものが中心です。

さらに、法改正や制度変更が頻繁に発生し、これまで以上に柔軟かつ迅速な対応が必要とされる時代になっています。こうした背景から、日々の業務を効率化しなければ、事務所全体の生産性や顧客満足度を維持することが難しくなりつつあるのが現状です。

ここでは、業務効率化が求められる主な要因を整理していきます。

1. 人手不足が深刻化している
2. 顧客からのスピード対応が求められる
3. 法改正や制度変更への対応が増えている

人手不足が深刻化している

多くの会計事務所では、人材の確保と定着に頭を悩ませています。新規採用が難しく、ベテランスタッフの退職や異動が続くと、現場の負担は一気に増加します。

特に繁忙期には一人ひとりの業務量が膨れ上がり、既存のスタッフに過度な負荷がかかりやすい状況です。その結果、業務ミスのリスクが高まったり、サービス品質の維持が難しくなったりするケースも少なくありません。

このような人手不足の状況が、効率化の必要性を強く後押ししています。

顧客からのスピード対応が求められる

顧客の期待値は年々高まっています。従来のような「数日待ってもらう」対応では満足してもらえない場面が増え、会計事務所には即時性や柔軟性が求められるようになっています。

資料のやり取りや申告書の提出、相談へのレスポンスなど、あらゆる面でスピード対応が必要です。こうしたニーズに応えるためにも、従来型の手作業や紙ベースの業務フローを見直し、無駄な工程をできるだけ省くことが重要になっています。

法改正や制度変更への対応が増えている

近年は税制や各種制度の見直しが頻繁に行われています。新たな法令やルールに適切に対応するためには、最新情報を常にキャッチアップし、既存の業務フローをすばやく調整する必要がある状況です。

しかし、手作業が多かったり、情報共有が属人化していたりすると、変更点への対応が後手に回りがちです。

法改正や制度変更に柔軟に対応できる体制を整えるうえでも、業務効率化への取り組みが不可欠です。

デジタル化が中小会計事務所にもたらす変化

中小会計事務所がデジタル化に取り組むと、日々の業務や顧客対応、さらにはサービス展開まで幅広く変化が生まれます。どのような効果や可能性があるのか、3つの視点から具体的に見ていきましょう。

1. 日常業務の手間が大きく減る
2. 顧客とのやりとりがスムーズになる
3. 新しいサービス展開の可能性が広がる

これらの変化は、単なる効率化にとどまらず、事務所の成長や顧客満足にも直結します。それぞれのポイントを順番に解説していきます。

日常業務の手間が大きく減る

デジタル化によって帳簿や資料の管理作業が自動化され、従来は膨大な時間を費やしていた入力・確認業務の負担が大幅に削減されます。たとえば、紙の伝票整理や手作業でのデータ転記が不要となり、担当者は本来注力すべき業務に集中しやすくなります。

こうした変化は、繁忙期の残業時間削減や、ヒューマンエラーの防止にもつながります。また、情報の検索や集計もワンクリックで完了するため、日々の業務効率が目に見えて向上するでしょう。

顧客とのやりとりがスムーズになる

デジタルツールを導入すると、顧客からの書類受け取りや資料の提出がオンライン上で完結するようになります。これにより、資料の郵送や来所の手間がなくなり、情報共有もリアルタイムで可能です。

また、進捗確認や質問への回答もスピーディーに行えるため、顧客とのコミュニケーションが格段に円滑になります。事務所としても、対応漏れや伝達ミスを防げるため、信頼性の向上や顧客満足度アップにもつながりやすくなります。

新しいサービス展開の可能性が広がる

業務の自動化や情報共有が進むことで、従来の記帳代行や決算書作成に加えて、経営コンサルティングや財務分析など付加価値の高いサービスに取り組む余力が生まれます。

たとえば、リアルタイムの経営状況レポートや、オンライン面談によるアドバイス提供など、これまで対応が難しかった新たなニーズにも応えやすくなります。これにより、顧客との関係性が深まり、事務所の成長機会が広がる点もデジタル化の大きな魅力です。

業務効率化を実現するデジタル化の具体的な進め方

会計事務所のデジタル化は「何から始めれば良いのか」「現場のスタッフが使いこなせるのか」など、導入直前で不安になることが多いものです。実際、複雑な業務フローやアナログ作業が残る現場では、いきなり大規模なシステムを導入しても定着しづらいケースが見られます。

ここでは、現状を正しく把握した上で着実に業務効率化を進めるための具体的な手順を整理しました。これらの流れを踏むことで、スタッフ全員が納得してデジタル化を受け入れやすくなり、導入効果も高まります。まずは各ステップを確認していきましょう。

1. 現状の業務フローを見直す
2. 小さな業務からデジタル化を始める
3. スタッフ全員で使い方を共有する
4. 定期的に効果を振り返る

現状の業務フローを見直す

最初のステップは、今どの作業に時間や手間がかかっているのかを、具体的に洗い出すことです。帳票作成や顧客対応、データ入力のどこでミスや遅れが生じやすいか、紙やExcelでの管理が残っている箇所はどこかを整理することで、デジタル化すべき優先順位が見えてきます。

現場の担当者と一緒にフロー図やリストを作ると、思い込みや見落としも減ります。状況を客観的に把握することで、無理なく取り組める範囲や、改善のインパクトが大きい部分を選びやすくなります。ここでの「見える化」が、後のステップの成功を左右します。

小さな業務からデジタル化を始める

業務全体を一度にデジタル化しようとすると、負担が大きくなりがちです。まずは請求書の発行や領収書の整理、定型的なデータ転記など、比較的シンプルで成果が実感しやすい業務から取り組むことで、現場の抵抗感も小さくなります。

小さな成功体験の積み重ねが、スタッフの自信やモチベーションにつながります。部分的な導入で得られた効果や課題を確認しながら、徐々に対象範囲を広げていくのが現実的です。最初から大規模な投資や大幅なフロー変更を狙うのではなく、日々の業務に密着した小さな改善から始めることがポイントです。

スタッフ全員で使い方を共有する

デジタル化の導入が進んでも、実際に使うスタッフに知識やノウハウが伝わっていなければ定着しません。マニュアルの作成や操作説明会の実施、質問や相談がしやすい環境づくりが重要です。

また、現場の声を集めて操作性や運用ルールを見直すことも効果的です。誰か一人だけが詳しくなっても、属人化が進むだけで組織全体の効率化にはつながりません。業務効率化の目的や期待される効果を明確に伝え、スタッフ全員が「自分ごと」として取り組めるようにすることが、スムーズな定着への近道です。

定期的に効果を振り返る

導入後は、一度きりで終わるのではなく、定期的に「どのくらい業務が効率化できたか」「現場で困っていることはないか」を確認することが大切です。数値で成果を可視化したり、スタッフからフィードバックを集めたりすることで、さらに改善すべきポイントが見えてきます。

状況に応じて運用方法を柔軟に調整し、必要なら追加の研修やサポートも検討しましょう。こうした振り返りのサイクルを回すことで、デジタル化の効果を最大限発揮しやすくなります。業務改善は一度きりではなく、継続的な取り組みとして捉えることが重要です。

デジタル化で失敗しないための注意点

デジタル化に取り組む際、中小会計事務所では「やってみたけれど効果が出ない」「現場が混乱した」といった失敗例も少なくありません。導入時のつまずきを防ぐには、いくつかのポイントをあらかじめ意識しておくことが重要です。

ここでは、失敗を未然に防ぐために押さえておきたい注意点を整理します。

1. 目的を明確にしてから導入する
2. 現場の声をしっかり聞く
3. サポート体制を確認しておく

これらの観点から、デジタル化を進める際の具体的なポイントを詳しく解説していきます。

目的を明確にしてから導入する

デジタル化というと「便利そうだから」「流行しているから」と、目的があいまいなままシステムを導入してしまうケースがあります。しかし、何を達成したいのかを明確にしないままでは、必要な機能の選定や導入後の評価が難しくなります。

たとえば「手作業を減らし、月次決算のスピードを上げたい」「顧客とのデータ共有をスムーズにしたい」など、具体的な業務課題を洗い出し、優先順位をつけてから進めることが肝心です。目的を明確に設定することで、現場の混乱を防ぎ、効果測定もしやすくなります。

現場の声をしっかり聞く

デジタル化の導入はトップダウンで進めるだけではうまくいきません。実際に業務を担うスタッフの声に耳を傾けることで、現場で起こりうる課題や反発を事前に把握できます。

「この作業は毎日やっているので自動化したい」「ここの操作が分かりづらい」など、現場ならではのリアルな意見を取り入れることで、使いやすい仕組みを設計しやすくなります。導入後の定着率を高めるためにも、現場の声を無視しない姿勢が不可欠です。

サポート体制を確認しておく

新しいデジタルツールを導入すると、思わぬトラブルや操作の疑問が発生することもあります。そのため、導入前にサポート体制が整っているかを必ず確認しましょう。

たとえば「いつでも相談できる窓口があるか」「操作マニュアルやFAQが充実しているか」といった点は、現場の不安を軽減し、早期の定着を促します。サポートが手厚いサービスを選ぶことで、万一の際にも安心して運用を続けることができます。

実際に業務効率化を実現した中小会計事務所の成功事例

中小会計事務所がデジタル化によってどのような変化を遂げ、実際にどのような成果を上げているのかは、多くの方にとって気になるポイントです。ここでは、具体的な業務効率化の取り組みと、その結果どんな業務改善が生まれたのかを4つの事例に分けて紹介します。

各事例ごとに「どんな課題が解決されたのか」「どのような効果があったのか」を知ることで、自社の業務改善のヒントが見つかるかもしれません。まずは各事例の概要を整理します。

1. 手作業の帳票処理を自動化した事例
2. クラウド会計で顧客対応が早くなった事例
3. データ共有でチーム連携が強化された事例
4. 定型業務を減らし新サービスに注力できた事例

それぞれの事例について、どのような取り組みがあったのか詳しく見ていきます。

手作業の帳票処理を自動化した事例

この事例では、紙ベースで行っていた帳票の入力作業をデジタルツールで自動化したことで、手間と時間を大幅に削減できました。従来はスタッフが一つ一つ数字を転記していましたが、自動化導入後はデータの取り込みが一括で可能となり、ヒューマンエラーも減少。

これによって、毎月の作業時間が短縮され、スタッフはより付加価値の高い作業に専念できるようになりました。事務所全体の生産性向上と、スタッフの負担軽減という二重の効果を実感できた事例です。

クラウド会計で顧客対応が早くなった事例

クラウド型の会計ソフトを導入したことで、顧客からの問い合わせや資料請求に対するレスポンスが格段に向上した事例です。以前は事務所に戻らないと資料確認やデータ送付ができませんでしたが、クラウド化以降は外出先や自宅からでも迅速に対応可能になりました。

これにより顧客満足度が高まり、信頼関係の強化にもつながっています。業務のスピードアップとサービス品質向上の両立を実現した好例です。

データ共有でチーム連携が強化された事例

複数のスタッフが同じ案件に関わる際、データ共有がスムーズでなかったことが課題でした。デジタルツールを使って情報を一元管理することで、最新データを即時に共有できるようになり、業務の引き継ぎや進捗確認も容易に。

これにより、チーム内のコミュニケーションが活発になり、ミスや重複作業も減少。組織全体の連携力が高まり、効率的な業務遂行が可能になった事例です。

定型業務を減らし新サービスに注力できた事例

毎月繰り返し発生する定型作業をデジタル化し、その分の時間を新しいサービスの企画や顧客提案に回せるようになった事例です。単純な入力作業やチェック業務が自動化されたことで、スタッフは業務の幅を広げることができました。

これにより、事務所として新たな付加価値を提供する体制が整い、顧客満足度やリピート率の向上にもつながっています。

今すぐ自社の業務効率化に取り組もう

業務効率化は、多くの会計事務所が抱える慢性的な課題です。人手不足や制度改正への対応、そして顧客からのスピーディなリクエストが求められる現場では、待ったなしの状況に直面しているケースも少なくありません。

こうした中、デジタル化の波に乗り遅れることは、単なる作業効率の問題にとどまらず、事務所全体の成長機会を逃すリスクにもつながります。今こそ現状を見直し、できる部分から業務効率化に着手することが重要です。

自社の状況に合わせて一歩踏み出せば、小さな変化がやがて大きな成果へとつながるはずです。